Gemeente Almelo verwerkt uw persoonsgegevens als u gebruikmaakt van onze diensten, producten of voor het uitvoeren van onze gemeentelijke taken. U leest hier hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, uw dossier en hoe u inzage in de gegevens kunt opvragen.
De gemeente heeft ook buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst. Onze boa’s verwerken soms ‘politiegegevens’. Dat zijn persoonsgegevens waarvoor de Wet politiegegevens (Wpg) geldt. Lees hier onze privacyverklaring Wpg.
Wie zijn verantwoordelijk?
De bestuursorganen van de gemeente zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. Zij worden ‘verwerkingsverantwoordelijke’ genoemd.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
De gemeente Almelo heeft wettelijke taken en verplichtingen. We verzamelen en registreren de persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn. Wij hebben persoonsgegevens van u nodig als u zich bij de gemeente meldt voor alle producten en diensten van de gemeente
Soms verwerkt de gemeente extra gevoelige informatie over inwoners. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Denk aan gegevens over iemands gezondheid of waar iemand vandaan komt. Omdat deze informatie heel persoonlijk is, beschermt de AVG deze extra goed. De gemeente verwerkt zulke gegevens bijvoorbeeld als het gaat om jeugdzorg, hulp bij geldproblemen of ondersteuning thuis. Volgens de wet moet de gemeente ervoor zorgen dat deze hulp goed geregeld is.
Welke voorwaarden gelden voor verwerking persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Om deze persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, stelt de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende eisen aan het verwerken hiervan. Om aan deze eisen te voldoen, nemen wij verschillende maatregelen.
We mogen alleen persoonsgegevens gebruiken om een reden die in de privacywetgeving staat. Zo’n reden heet een grondslag. De mogelijke grondslagen staan in artikel 6 van de wet AVG. De belangrijkste grondslag op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken is:
- De wettelijke verplichting waaraan de gemeente moet voldoen. Omdat dit noodzakelijk is om onze taak als gemeente uit te oefenen (artikel 6, eerste lid, onder c, van de AVG).
Andere grondslagen op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken, zijn:
- We hebben toestemming van de betrokkene (artikel 6, eerste lid, onder a, van de AVG).
- In het algemeen belang of taak in het kader van openbaar gezag (artikel 6, eerste lid, onder e, van de AVG).
- Een overeenkomst, bijvoorbeeld als wij grond kopen of zaken doen. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt dan omdat dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, eerste lid, onder b, van de AVG).
Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
Meestal geeft u ons deze persoonsgegevens zelf. Bijvoorbeeld als u een paspoort of uitkering aanvraagt. Zo kunnen wij u goed helpen.
Soms krijgen wij uw gegevens van andere organisaties. Bijvoorbeeld van de Belastingdienst.
Ook kunnen wij informatie over u opzoeken in openbare registers. Denk aan de Basisregistratie Personen, het Kadaster, de Kamer van Koophandel, de WOZ of het RDW. In de wet staat wanneer wij deze registers mogen bekijken.
Wanneer delen wij persoonsgegevens?
Om onze taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren werkt de gemeente vaak samen met andere organisaties. Dat kan bijvoorbeeld een andere overheidsorganisatie zijn zoals de politie, maar soms ook bedrijven. Op het moment dat wij persoonsgegevens uitwisselen met andere organisaties, maken wij afspraken over de eisen en voorwaarden waar deze gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet en dit controleren wij.
Als wij een bedrijf inschakelen dat voor ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij daarover duidelijke afspraken. Dit doen wij in een speciale verwerkersovereenkomst. Hierin staat hoe het bedrijf veilig en zorgvuldig met de gegevens moet omgaan. Zo blijft alles goed beveiligd en vertrouwelijk. Voorbeelden van zulke bedrijven zijn IT-bedrijven. De gemeente blijft altijd eindverantwoordelijk voor de gegevens.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is. Voor veel taken die wij uitvoeren, zijn er regels en wetten. In die wetten en regels staat vaak hoe lang wij uw gegevens moeten bewaren. De gemeente moet zich ook aan de Archiefwet houden. Als er geen vaste bewaartijd in de wet staat, bewaren wij uw gegevens alleen zo lang als nodig is. Daarbij kijken wij waarvoor wij uw gegevens gebruiken.
Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
De gemeente Almelo gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze altijd vertrouwelijk. We geven nooit zomaar iemand toegang tot deze gegevens en nemen technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beveiligen. Alleen medewerkers die dit nodig hebben voor hun werk, mogen de gegevens verwerken. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
De gemeente Almelo gebruikt persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. We zorgen ervoor dat de gegevens goed beveiligd zijn. Zo zijn ze beschermd tegen beschadiging of vernietiging. We volgen daarvoor speciale regels vanuit de landelijke overheid, zoals de Baseline Informatiebeveiliging (BIO) en de Cyberbeveiligingswet. Deze regelingen beschrijven wat we moeten doen om informatie veilig te houden. Ook worden we gecontroleerd door een onafhankelijke partij. Die controleert of we ons aan de wet houden.
Welke privacyrechten heeft u?
Als wij uw persoonsgegevens verwerken, vertellen wij u waarom dat gebeurt. Dat doen we bijvoorbeeld in deze privacyverklaring. U heeft naast het recht op informatie nog andere rechten. U kan gebruikmaken van de volgende rechten:
- Recht op inzage
U kunt de gemeente vragen aan u te laten zien welke persoonsgegevens wij van u hebben. U krijgt een overzicht van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. - Recht op rectificatie
U kunt de gemeente vragen persoonsgegevens aan te passen of aan te vullen. - Verwijdering (wissen) of afscherming van gegevens
U kunt de gemeente vragen uw persoonsgegevens te wissen. Soms moeten wij bepaalde gegevens bewaren, bijvoorbeeld door wettelijke regels. In dat geval kunnen wij uw gegevens afschermen. - Recht op dataportabiliteit
Met dit recht kunt u onder bepaalde voorwaarden uw persoonsgegevens (digitaal) laten versturen naar een andere organisatie die uw persoonsgegevens nodig heeft. - Recht op bezwaar
U kunt onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. - Toestemming intrekken
U kunt uw toestemming intrekken als wij uw persoonsgegevens hebben vastgelegd nadat u toestemming heeft gegeven.
Misschien zijn er wel voorwaarden of beperkingen van toepassing. U kan een verzoek bij de gemeente Almelo doen.
Wilt u geen online verzoek doen? U kunt zich ook melden aan de balie in het stadhuis. Maak hiervoor dan eerst een afspraak via (0546) 54 1111 en neem uw paspoort of ID-kaart mee.
Let op: dit verzoek gaat over uw eigen persoonsgegevens. Als u inzage wilt in openbare informatie van de gemeente, doe dan een Woo-verzoek.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
De gemeente gebruikt soms gegevens om een beeld van mensen te maken. Dit heet een profiel. Wij doen dit alleen als het nodig is om ons werk goed te kunnen doen. Bijvoorbeeld om de juiste zorg te geven of om passende hulp te bieden.
We leggen dit duidelijk uit. Als we een besluit nemen met hulp van zo’n profiel, en dit besluit heeft gevolgen voor u, dan nemen we dit besluit niet alleen automatisch. Er kijkt altijd een medewerker mee. Hij of zij neemt het besluit.
Datalekken
Datalekken kunnen soms toch gebeuren, ook al doen wij altijd ons best om dit te voorkomen.
Denk bijvoorbeeld aan een e-mail of brief die naar de verkeerde persoon wordt gestuurd, een webpagina waarop te veel informatie staat, of een dossier dat kwijt is. In zulke situaties kan sprake zijn van een datalek.
Zijn uw gegevens betrokken bij een datalek van de gemeente? Dan doen wij het volgende:
- Wij laten u weten dat er een datalek is en om welke gegevens het gaat.
- Wij vertellen u welke maatregelen wij hebben genomen en wat u zelf kunt doen.
- Wij schrijven op wat er is gebeurd, zodat wij u kunnen helpen als u door het datalek schade krijgt.
Als u zelf een datalek ontdekt
Het is mogelijk dat u zelf een datalek ontdekt. Bijvoorbeeld wanneer u een brief ontvangt die niet voor u bedoeld is. Dan willen wij dat graag zo snel mogelijk weten. Deze meldingen helpen ons om schade te voorkomen of te beperken.
U kunt ons bellen via (0546) 54 11 11 of mail naar privacy@almelo.nl. Vermeld in uw mail:
- Uw naam.
- Contactgegevens waar wij u op kunnen bereiken als we nog meer vragen hebben.
- Beschrijf het datalek zo precies mogelijk.
- Noem wanneer u het datalek heeft ontdekt.
Privacybeleid
Hoe we omgaan met persoonsgegevens staat het in het privacybeleid. Het beleid geldt op alle taken en processen waar de gemeente voor verantwoordelijk is.
Privacy aan de balies
Wilt u uw gemeentelijke zaken liever in een afgesloten ruimte met ons bespreken? Dat kan. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
Contact bij vragen of klachten
Heeft u een vraag of klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Almelo via (0546) 54 11 11 of fg@almelo.nl.
Bent u niet tevreden met hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
